Автоматизированная система документационного обеспечения деятельности
Необходимость автоматизации системы документационного обеспечения деятельности (СДОД) диктуется в первую очередь потребностью наличия строгого, прозрачного, обозримого порядка функционирования организации и повышения производительности труда.
Основной характеристикой автоматизированной системы документационного обеспечения деятельности (АСДОД) является уровень автоматизации согласно приведенной таблице
| Номер уровня | Уровень автоматизации | Пояснения |
| 1 | Документооборот | Автоматизация задачи движения документов. Автоматизация работы курьера. Внутрикорпоративная электронная почта. Свободная или линейная маршрутизация движения документов управляемая работником. |
| 2* | Канцелярия | Автоматизация задач канцелярии. Автоматизация работы сотрудников канцелярии и перераспределение решения этих же задач на других сотрудниках. Реализация контроля исполнения документа. Обязательное наличие сопроводительной карточки документа. Полноформатный доступ к содержательной части документа. Свободная или линейная маршрутизация движения документов управляемая работником. |
| 3* | Организация | Решение всех задач СДОД. Автоматизация работы всех работников, на всех этапах обработки документа в рамках любой задачи ДОД. Реализация всех формализованных контрольных функций. Не обязательность сопроводительной карточки документа. Автоматизация создания и обработки содержательной части документа. Фрагментарный доступ к содержательной части документа для редактирования, согласно должностным обязанностям работника. Произвольная маршрутизация движения документов без участия работника, реализация автоматического «виртуального курьера». |
* - предполагается, что каждый новый уровень содержит предыдущий.
АСДОД создаваемая технологическим комплексом «Аиси» относиться к третьему уровню и имеет ряд дополнительных отличительных особенностей.
Организация динамична развивающая система. АСДОД должна оперативно модифицироваться для соответствия текущему состоянию организации. В процессе эксплуатации АСДОД развивается и меняется по спирали. При формировании этой спирали развития, самой важной и сложной является создание первой версии, переход от «Бумажной СДОД» к «Электронной СДОД».
В рамках технологического комплекса «Аиси» реализована методика взаимно однозначного перехода от СДОД к АСДОД. Практически при этом меняется носитель, бумажный на электронный.
При этом переходе взаимно однозначно переносятся формы документов, алгоритмы их обработки и исполнения.
В максимальной степени автоматизируется отработка всех формализуемых фрагментов алгоритмов обработки и исполнения документов.
Оперативная модификация и развитие АСДОД обеспечивается инструментальной средой разработки.
Реализован «виртуальный курьер». Рассылкой документов (документооборотом) занимается автоматизированная система, работник в этом не участвует, он сосредоточивается на обработку содержательной части документа согласно алгоритму решаемой задачи и исходя из прав согласно должностным обязанностям.
Работа содержательной частью документа организована посредством специализированных редакторов, созданных на базе MS Word, MS Excel, Libre Office Writer и Libre Office Calc. Работнику предоставляется фрагментарный доступ к содержательной части документа, в знакомой, комфортной среде.
Фрагментарный доступ к содержательной части документа дает возможность организовать его обработку (формирование содержимого) с высокой степени защищенности и надежности.
Автоматизированы операции редактирования, содержательного контроля и частичного формирования содержательной части документов по формализованным алгоритмам. Это позволяет минимизировать или полностью исключить некорректное формирование содержимого документа любым исполнителем.
Реализован принцип однократного ввода. Данные, первоначально введенные в систему любым образом, через любой документ, повторно не вводятся. Они используются автоматически согласно алгоритму или предоставляются конечному пользователю в рамках списка для диалоговой выборки.
<--- Система документационного обеспечения деятельности